Muhasebe ve finans departmanlarının en büyük zamanın yutucusu: Mutabakat süreçleri. Faturalar, ödemeler, banka ekstreleri manuel olarak karşılaştırılıyor. Hatalar, gecikmeler ve verimsizlik had safhada. Bu vaka çalışmasında, bir KOBİ'nin mutabakat sürecini 2 günden 10 dakikaya nasıl indirdiğini inceliyoruz.
Müşteri Profili
Sektör: Toptan gıda distribütörü
Çalışan Sayısı: 45 kişi
Aylık İşlem Hacmi: 800+ fatura, 300+ tedarikçi ödemesi
Finans Ekibi: 1 mali müşavir, 2 muhasebe elemanı
Başlangıç Durumu: Mutabakat Kaos
Sorunlar:
- Manuel Veri Girişi: Her fatura elle Excel'e giriliyordu
- Ay Sonu Yoğunluğu: Mutabakat için 2 tam gün harcandıyordu
- Hatalar: %8 hata oranı (yanlış tutar, eksik fatura)
- Geç Ödeme Cezaları: Aylık ortalama 3.500 TL gecikme cezası
- Raporlama Gecikmesi: Yönetim raporları 5-7 gün gecikmeli hazırlanıyordu
Tipik Ay Sonu Senaryosu:
29 Aralık, Cumartesi
09:00 - Muhasebe ekibi ofise geliyor (hafta sonu mesaisi)
09:30 - Tedarikçi faturalarını PDF'den Excel'e aktarma başlıyor
14:00 - 350 faturanın 180'i girildi, öğle molası
18:00 - Tüm faturalar girildi, ama banka ekstresi ile uyumsuzluklar var
19:30 - Ekip yorgun, yarın devam etmeye karar veriyorlar
30 Aralık, Pazar
10:00 - Devam, uyumsuzlukları teker teker inceliyorlar
16:00 - Mutabakat tamamlandı, rapor hazırlanıyor
18:00 - Mali müşavire gönderildi
Toplam Süre: 16 saat (2 kişi x 8 saat/gün x 2 gün = 32 çalışan-saati)
Maliyet: Hafta sonu mesaisi ekstra ödemesi + gecikme cezaları
Flowmind AI Mutabakat Çözümü
Nasıl Çalışıyor?
1. Otomatik Fatura Okuma (OCR + AI)
Tedarikçi faturalar (PDF, e-fatura XML) sisteme yüklendiğinde AI:
- Fatura numarasını, tarihini, tutarını otomatik çıkarır
- Tedarikçi bilgilerini tanır
- KDV hesaplamalarını doğrular
- Muhasebe sistemine (örn: Logo, Netsis) otomatik aktarır
2. Banka Ekstresi Eşleştirme
Banka ekstreleri API ile çekildiğinde AI:
- Her ödemeyi ilgili fatura ile eşleştirir
- Tutar uyumsuzluklarını tespit eder
- Eksik ödemeleri işaretler
- Fazla ödemeleri bildirir
3. Uyumsuzluk Analizi
AI, uyumsuzlukları kategorize eder:
- Kırmızı Bayrak: 1.000 TL üzeri fark (acil inceleme gerekli)
- Sarı Bayrak: 100-1.000 TL arası fark (kontrol önerilir)
- Yeşil: Tam eşleşme (onay gerekmiyor)
4. Otomatik Raporlama
Her gün otomatik olarak:
- Günlük nakit akışı raporu
- Bekleyen ödemeler listesi
- Tedarikçi bazlı mutabakat durumu
- Gecikme riski olan faturalar
Sonuçlar: Önce vs Sonra
| Metrik | Öncesi | Sonrası | İyileşme |
|---|---|---|---|
| Mutabakat Süresi | 2 gün | 10 dakika | 99.6% |
| Hata Oranı | %8 | %0.5 | -93.75% |
| Aylık Gecikme Cezası | 3.500 TL | 0 TL | -100% |
| Raporlama Süresi | 5-7 gün | Gerçek zamanlı | Anında |
| Muhasebe Ekibi İş Yükü | 32 saat/ay | 2 saat/ay | -93.75% |
ROI Hesaplama
Maliyet:
- Finans Ajanı Kirası (Mutabakat + Fatura İşleme): 10.000 TL/ay
- Kurulum: 0 TL (ücretsiz)
Toplam Aylık Maliyet: 10.000 TL
Kazanç (Aylık):
- 0.5 muhasebe elemanı tasarrufu: 25.000 TL/ay
(2 kişilik ekip artık başka işlere odaklanabiliyor)
- Gecikme cezası tasarrufu: 3.500 TL/ay
- Hata düzeltme maliyeti tasarrufu: 2.000 TL/ay
- Erken ödeme iskonto fırsatları: 5.000 TL/ay
- Hafta sonu mesai tasarrufu: 4.000 TL/ay
Toplam Aylık Kazanç: 39.500 TL
Aylık Net Kazanç: 29.500 TL
Yıllık Net Kazanç: 354.000 TL
ROI: %295 (her ay)
Uygulama Süreci: 3 Hafta
Hafta 1: Entegrasyon
- Muhasebe sistemi (Logo) ile API entegrasyonu
- Banka ekstreleri otomatik çekme ayarları
- Mevcut fatura arşivi taranıp sisteme yüklendi
Hafta 2: Test ve Eğitim
- Geçmiş ay verileri ile test edildi
- Muhasebe ekibine eğitim verildi
- Uyumsuzluk eşik değerleri belirlendi
Hafta 3: Canlıya Alma
- İlk gerçek ay sonu mutabakatı yapıldı
- 10 dakika sürdü, %100 doğru
- Ekip geri bildirimleri alındı ve iyileştirmeler yapıldı
Ekip Geri Bildirimleri
"İlk ay sonu mutabakatında ekip olarak şok olduk. Hafta sonu mesaisiz, 10 dakikada bitti. Artık finans raporlarını gerçek zamanlı görebiliyoruz. İş hayatımız değişti."
- Ayşe K., Muhasebe Müdürü
"Gecikme cezaları tamamen bitti. Sistem bana 'Fatura X 3 gün sonra vadesi doluyor' diye hatırlatıyor. Hiçbir ödemeyi kaçırmıyoruz."
- Mehmet Y., Finans Sorumlusu
Ek Faydalar (Beklenmedik)
1. Nakit Akışı Öngörüsü
AI, gelecek 30 günün nakit akışını tahmin ediyor:
- Hangi günlerde büyük ödemeler var
- Nakit sıkışıklığı riski var mı
- Erken ödeme için hangi faturalarda iskonto alınabilir
2. Tedarikçi Performans Analizi
Sistem otomatik olarak tedarikçileri değerlendiriyor:
- Zamanında teslimat oranı
- Fatura doğruluğu
- Ortalama ödeme vadesi
3. Vergi Denetimi Hazırlığı
Tüm belgeler dijital, kategorize ve aranabilir halde. Vergi denetimi durumunda 1 saatte tüm evraklar hazır.
Diğer Sektörlerden Örnekler
E-Ticaret (300+ günlük sipariş)
Sorun: Kargo ödemeleri, iade mutabakatları, marketplace komisyonları
Çözüm: AI otomatik eşleştirme, günlük mutabakat
Sonuç: Hata oranı %12 → %0.8, 20 saat/hafta tasarruf
Restoran Zinciri (12 şube)
Sorun: Şube bazlı günlük kasa mutabakatı
Çözüm: POS entegrasyonu + AI analizi
Sonuç: Günlük mutabakat 4 saat → 15 dakika
Başarı İçin Kritik Faktörler
1. Temiz Başlangıç Verisi
Mevcut fatura ve ödeme kayıtlarınızı mümkün olduğunca temiz ve eksiksiz tutun.
2. Bankalar ile API Entegrasyonu
Manuel banka ekstresi yüklemek yerine, otomatik API çekimi kullanın (çoğu banka destekliyor).
3. Eşik Değerlerini Doğru Belirleyin
Hangi tutar farklarının manuel inceleme gerektirdiğini belirleyin (örn: 100 TL üzeri).
Sonuç
Mutabakat süreçlerinin otomasyonu, finans ekiplerini rutin işlerden kurtararak stratejik işlere odaklanmalarını sağlar. 2 günlük manuel iş, 10 dakikaya iner. Hatalar minimize olur. Raporlar gerçek zamanlı hale gelir.
Bu vaka çalışması gösteriyor ki, AI sadece büyük şirketler için değil - 40-50 kişilik KOBİ'ler de dramatik verimlilik kazançları elde edebilir.
💰 Flowmind Mutabakat Modülü
Flowmind'ın mutabakat çözümü, Logo, Netsis, Mikro gibi tüm popüler muhasebe yazılımları ile entegre çalışır. 14 günlük ücretsiz pilot ile kendi verilerinizle test edin, sonuçları görün.
Flowmind Ekibi
Yapay zeka ve otomasyon konusunda uzman ekip